Vérification horizontale portant sur la reddition de comptes touchant les paiements de transfert aux provinces en matière de langues officielles (partie VII de la Loi sur les langues officielles) - Suivi

Citoyenneté et Immigration Canada, Santé Canada et Patrimoine canadien

En septembre 2013, le Commissariat aux langues officielles publiait une vérification horizontale portant sur la reddition de comptes touchant les paiements de transfert aux provinces en matière de langues officielles (partie VII de la Loi sur les langues officielles) visant trois institutions fédérales, soit Citoyenneté et immigration Canada (CIC), Santé Canada (SC) et Patrimoine canadien (PCH).

Cette vérification avait été menée auprès de l’administration centrale des trois institutions. Le commissaire aux langues officielles avait formulé une recommandation à l’intention de CIC et deux recommandations à l’intention de PCH pour les aider à améliorer la reddition de comptes touchant les paiements de transfert aux provinces en matière de langues officielles. Les recommandations et les résultats du suivi de cette vérification figurent à l’annexe A.

Les trois recommandations visaient les trois objectifs suivants :

  • S’assurer qu’il existe un engagement ferme de la haute direction des institutions ciblées par la vérification en ce qui concerne les mécanismes de reddition de comptes touchant les paiements de transfert aux provinces en matière de langues officielles.
  • S’assurer que les institutions possèdent des procédures et des mécanismes formels et efficaces visant la reddition de comptes touchant les paiements de transfert en matière de langues officielles.
  • S’assurer que les institutions fédérales surveillent, de manière efficace, leur rendement en ce qui a trait à la reddition de comptes touchant les paiements de transfert en matière de langues officielles.

En juillet 2015, le Commissariat a entamé un suivi de la vérification afin d’évaluer et de documenter les mesures prises par CIC et PCH pour mettre en œuvre les recommandations du commissaire.

Méthodologie

Les résultats du suivi de la vérification découlent de l’analyse du rapport de progrès et du plan d’action transmis par CIC et PCH en réponse aux recommandations formulées lors de la vérification initiale, ainsi que de l’analyse des documents à l’appui et des renseignements obtenus dans le cadre d’une entrevue. Nous avons également examiné des dossiers à l’administration centrale de PCH.

Résultats de notre évaluation par recommandation

Objectif 1

S’assurer qu’il existe un engagement ferme de la haute direction des institutions ciblées par la vérification en ce qui concerne les mécanismes de reddition de comptes touchant les paiements de transfert aux provinces en matière de langues officielles.

Recommandation 1

Le commissaire aux langues officielles recommande que Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) s’assure que le gouvernement de la Colombie-Britannique rend compte de ses activités et de ses dépenses de façon distincte et plus détaillée en ce qui concerne les nouveaux arrivants francophones au moment de produire son dernier rapport annuel, qu’il présentera à CIC le 31 août 2014.

Dans son dernier rapport annuel présenté à CIC le 31 août 2014, le gouvernement de la Colombie-Britannique a rendu compte, de façon distincte et détaillée, de ses activités et de ses dépenses touchant les services offerts aux immigrants francophones. La province a respecté son engagement auprès de CIC, ce qui a permis au Ministère de mieux évaluer les résultats qui découlaient de cet accord en ce qui concerne l’immigration des communautés de langue officielle en situation minoritaire.

CIC a mis en œuvre la recommandation 1.

Recommandation 2

Le commissaire aux langues officielles recommande à Patrimoine canadien de procéder à des validations sur le terrain donnant suite aux rapports d’activités et financiers reçus en lien avec les domaines de résultats annexés aux ententes, et ce, afin d’assurer une meilleure reddition de comptes en ce qui concerne les fonds transférés aux ministères de l’éducation dans les provinces et les territoires. Il devra aussi procéder à une tenue efficace des dossiers à cet égard.

Lors de notre visite à l’administration centrale de PCH, on nous a informés que l’année 2013 différait des autres années en ce qui concerne les visites sur place, puisque le Ministère négociait alors la majorité des ententes avec les ministères de l’éducation. Cependant, des vidéoconférences ont été organisées en 2014 et en 2015 pour discuter des réalisations et de l’état d’avancement des initiatives décrites dans les plans d’action. Ces vidéoconférences réunissaient normalement un agent et un gestionnaire de PCH ainsi que les directeurs de programmes et les coordonnateurs responsables des ententes au sein des ministères de l’éducation.

Nous avons constaté, dans le cadre de notre suivi de vérification, que les pratiques de PCH en ce qui concerne les validations sur place lors des visites annuelles des représentants du Ministère sont les mêmes que celles qui étaient en vigueur lors de notre vérification initiale. On nous a informés qu’il n’y a pas eu de validations sur le terrain touchant l’ensemble des activités présentées dans les rapports d’activités, bien que le commissaire ait formulé une recommandation à cet effet.

Quant à la tenue efficace des dossiers, nous avons noté une amélioration. L’échantillon prélevé lors du suivi de la vérification comprenait des dossiers de 2013-2014 et de 2014-2015 portant sur les ententes conclues avec les provinces de la Colombie-Britannique, de l’Ontario, du Québec et de la Nouvelle-Écosse. Le dossier de la Nouvelle-Écosse ne comprenait pas le compte rendu de la dernière rencontre, puisque celui-ci était en voie d’approbation.

Depuis notre vérification en 2013, PCH a élaboré des gabarits pour assurer l’uniformité de ses pratiques et de ses dossiers. Un tableau a été créé pour répertorier les visites et les appels téléphoniques auprès de chaque ministère de l’éducation pour les exercices financiers 2013-2014 à 2015-2016. Ces tableaux, qui se trouvent dans les dossiers, sont mis à jour au fur et à mesure que les activités ont lieu. De plus, les agents sont tenus de rédiger des comptes rendus qui résument l’ensemble des points discutés, les informations recueillies ainsi que les suivis et les décisions prises lors des visites. Un gabarit de compte rendu a été élaboré; toutefois, notre examen des dossiers révèle que les agents présentent leur compte rendu chacun à leur façon, à la suite des rencontres.

Nous avons constaté, notamment, que certains comptes rendus étaient plus détaillés que d’autres, et que certains dossiers risquent donc d’être incomplets. Ces comptes rendus sont validés par le superviseur avant d’être remis à la direction et classés au dossier. De plus, une liste de contrôle du dossier est jointe à l’intérieur de la page couverture. Il convient de souligner que nous n’avons pas vu ni obtenu de lignes directrices en ce qui a trait à la tenue de dossiers et à l’approbation du superviseur à cet égard.

Au moment du suivi de notre vérification, PCH avait entamé l’élaboration d’un manuel de procédures internes visant l’ensemble des opérations liées à la négociation et à l’administration d’ententes fédérales-provinciales-territoriales.

PCH a partiellement mis en œuvre la recommandation 2.

Objectif 3

S’assurer que les institutions fédérales surveillent, de manière efficace, leur rendement en ce qui a trait à la reddition de comptes touchant les paiements de transfert en matière de langues officielles.

Recommandation 3

Le commissaire aux langues officielles recommande à Patrimoine canadien de profiter de sa prochaine vérification interne sur la mise en œuvre de la modernisation des subventions et des contributions pour intégrer à ses objectifs de vérification toutes ses activités liées à la reddition de comptes touchant les paiements de transfert aux provinces et aux territoires, et régies par les programmes d’appui aux langues officielles.

En mars 2015, le Bureau de la dirigeante principale de la vérification, à la Direction des services de vérification et d’assurance à PCH, a mené une vérification interne intitulée Audit des responsabilités de Patrimoine canadien concernant la Feuille de route pour les langues officielles du Canada 2013-2018 : Éducation, Immigration et Communautés. Cette vérification avait pour objet de fournir l’assurance que la gouvernance, la gestion du risque et les structures et processus de contrôle interne applicables à la Feuille de route 2013-2018 étaient efficaces et appropriés.

Nous avons cherché à savoir si PCH avait examiné les différentes activités liées à la reddition de comptes touchant les paiements de transfert aux provinces et aux territoires, et régies par les programmes d’appui aux langues officielles. Notre examen a révélé que cette vérification interne comprenait un critère pour vérifier si « la direction évalue et surveille les bénéficiaires de PCH pour garantir leur respect de la Politique sur les paiements de transfert, des modalités du programme et des protocoles d’entente ». Selon les conclusions de cette vérification interne, les contrôles et les pratiques opérationnelles sont efficaces et permettent d’assurer la conformité à la Politique sur les paiements de transfert.

PCH a mis en œuvre la recommandation 3.

Conclusion

Le commissaire est satisfait de la mise en œuvre de la recommandation 1 par CIC et de la recommandation 3 par PCH. Il n’est que partiellement satisfait des mesures prises par PCH pour mettre en œuvre la recommandation 2.

Les suivis de vérification sont tout aussi importants que les vérifications, car ils permettent d’évaluer dans quelle mesure les institutions visées ont apporté les changements recommandés dans les rapports de vérification ou de confirmer qu’elles se sont engagées à le faire. Il ressort de ce suivi de vérification que le travail de CIC est achevé.

PCH doit poursuivre ses efforts pour assurer la mise en œuvre de la recommandation 2 et effectuer des validations sur le terrain lors de ses visites annuelles auprès des ministères de l’éducation, comme nous l’avions recommandé lors de notre vérification initiale. À ce chapitre, le commissaire réitère que cette pratique renforcerait le processus de reddition de comptes et permettrait de s’assurer que les fonds transférés aux provinces et territoires sont utilisés aux fins de l’épanouissement et du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire, conformément aux motifs qui avaient donné lieu initialement à cette vérification.

Étant donné que PCH a encore du travail à faire en ce qui concerne les validations sur le terrain et le processus qui s’y rattache, le Commissariat entend poursuivre ses interventions pour l’amener à pleinement mettre en œuvre la recommandation 2.

Équipe de vérification

Jean Marleau, directeur, Mesure du rendement

Johanne Morin, directrice adjointe, Vérifications et Évaluations externes

Chantal Bois, vérificatrice principale

Annexe A – Recommandations à l’intention de Citoyenneté et Immigration Canada et de Patrimoine Canadien

Recommandation 1 (mise en œuvre)

Le commissaire aux langues officielles recommande que Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) s’assure que le gouvernement de la Colombie-Britannique rend compte de ses activités et de ses dépenses de façon distincte et plus détaillée en ce qui concerne les nouveaux arrivants francophones au moment de produire son dernier rapport annuel, qu’il présentera à CIC le 31 août 2014.

Recommandation 2 (partiellement mise en œuvre)

Le commissaire aux langues officielles recommande à Patrimoine canadien de procéder à des validations sur le terrain donnant suite aux rapports d’activités et financiers reçus en lien avec les domaines de résultats annexés aux ententes, et ce, afin d’assurer une meilleure reddition de comptes en ce qui concerne les fonds transférés aux ministères de l’éducation dans les provinces et les territoires. Il devra aussi procéder à une tenue efficace des dossiers à cet égard.

Recommandation 3 (mise en œuvre)

Le commissaire aux langues officielles recommande à Patrimoine canadien de profiter de sa prochaine vérification interne sur la mise en œuvre de la modernisation des subventions et des contributions pour intégrer à ses objectifs de vérification toutes ses activités liées à la reddition de comptes touchant les paiements de transfert aux provinces et aux territoires, et régies par les programmes d’appui aux langues officielles.